Die Gebhardt Productions zählt seit 1997 zu den Top-Adressen in der österreichischen Produktionslandschaft. Neben zahlreichen Spiel- und Werbefilmproduktionen geht die Erfolgsserie Soko Kitzbühel (ZDF) in die 18. Staffel. Geschäftsführender Gesellschafter Florian Gebhardt sowie Producer und Prokurist Gregor Schmalix sprechen über aktuelle Herausforderungen in der Serienproduktion, Green Producing und ihre Erfahrungen mit Yamdu.

Gebhardt Productions / Alexander Gebhardt

Yamdu hat bei uns spürbar verbessert, dass man eine einzige digitale Datenquelle hat, in der man rasch Informationen zu all seinen Projekten findet.

Florian Gebhardt, CEO, Gebhardt Productions

 

Wofür steht die Gebhardt Productions?

Florian Gebhardt (FG): Die Gebhardt Productions ist eine unabhängige österreichische Produktionsfirma mit Sitz in Mödling bei Wien. Wir sehen uns als Boutique-Produktion für verschiedene Bereiche. Das beinhaltet eigenständige und hochqualitative Filme, Werbung, sowie Serviceproduktion und natürlich die Soko Kitzbühel als langlaufende Serie.

Yamdu ist nun seit ein paar Jahren bei euch im Einsatz – wie kam es dazu?

FG: Wir haben uns vor ca. drei Jahren nach einer Produktionsmanagement-Software umgesehen, die alles rund um eine Produktion in einem guten Überblick zusammenfasst und v.a. auch eine gute Schnittstelle zwischen den vielen freien Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und dem hauseigenen Team ermöglicht. Denn was wir immer bemerken ist, dass es eine große Herausforderung ist, wie man mit internen Informationen, die auch intern bleiben sollen, umgeht – aber auch mit Informationen, die bewusst geteilt werden müssen: einerseits ausgewählte Informationen für Personen in leitenden Positionen, andererseits Basisinformationen, die man breit streuen muss.

Wir hatten damals viel mit diversen DropBoxen und allen möglichen Listen gearbeitet und haben uns dann intensiver mit diversen Lösungen auseinandergesetzt, um alles irgendwie zusammenzufassen. Für Fiction, Werbung, Non-Fiction –all das im operativen Ablauf besser zu vereinen war das Ziel. So kamen wir auf Yamdu und fanden das auf Anhieb spannend.

Gebhardt Productions / Stefanie Leo
Gebhardt Productions / Stefanie Leo

Was sind die speziellen Herausforderungen bei Serien und wie kann Software da helfen?

FG: Mehr Qualität zu niedrigeren Kosten ist ein fortwährendes Thema. Kann man Fehlerquellen vermeiden? Habe ich ein Tool, auf das ich mich verlassen kann und wo ich immer die aktuellste Fassung einer Information finde? Eine Software wird nie die persönlichen Notizblöcke ersetzen, aber am Ende kann so ein Tool zu einer höheren Qualität in der Verwendung von Daten führen und doppelte Arbeit ersparen.

Gregor Schmalix (GS): Konkret bei Soko Kitzbühel geht es auch darum mit Yamdu die beiden Standorte (Wien und Kitzbühel) zu synchronisieren.

Wie schwer oder leicht ist es die Crew für solch ein System zu gewinnen?

GS: Das ist immer wieder ein großes Thema. Es gibt immer Hemmschwellen für Neues. Zu Beginn ist es oft ein Gefühl von Mehraufwand - was sich aber später relativiert. Am Anfang kann es z.B. Mehraufwand für das Erlernen bedeuten, aber dann in Zukunft wird der Nutzen klar.

FG: Absolut. Das ist ein Mut, den man einfordert, eingefahrene Wege, die ja durchaus auch funktioniert haben – sonst wäre man nicht da wo man ist - umzuwerfen und weiter zu optimieren. Da gibt es dann die Early Adopters, die man schneller begeistern kann. Und dann gibt es eine Gruppe, die schon mal von vielen Softwareideen geplagt wurde und ihre Erfahrungen daraus gezogen hat, die darin resultieren, dass es die Arbeit nicht wirklich erleichtert hatte. Die muss man eben überzeugen – und auch die Software selbst muss in der alltäglichen Nutzung überzeugen.

Gebhardt Productions / Alexander Gebhardt

Es ist auch beeindruckend zu sehen, was innerhalb der letzten drei Jahre alles an Yamdu weiterentwickelt wurde. Also von dem Dispo-Feature über die Importmöglichkeiten von Fuzzlecheck bis zu Yamdu’s eigenem Drehplan-Tool. Das ist schon erstaunlich.

Gregor Schmalix, Producer, Gebhardt Productions

Was hat sich durch Yamdu verbessert?

FG: Yamdu hat bei uns spürbar verbessert, dass man eine einzige digitale Datenquelle hat, in der man rasch Informationen zu all seinen Projekten findet. Sei es die aktuelle Stabliste, die Schauspieler, die besetzt werden, die aktuellen Dispos und die sonstigen Infos, welche natürlich auch per Mail verschickt werden. Wenn Änderungen anfallen, kann das Team sich darauf verlassen, auf Yamdu immer den aktuellen Stand des Projekts und die aktuellen Informationen zu finden. Das hat sich schnell eingespielt.

Übrigens hat Yamdu auch einen „grünen“ Effekt. Soko Kitzbühel ist als erste TV-Serie Österreichs mit dem österreichischen Umweltzeichen für Green Producing ausgezeichnet worden. Alle Produktionsschritte wurden auf Ressourcenschonung und Nachhaltig optimiert. Yamdu hilft dabei, die bedruckte Papierflut einzudämmen und alle relevanten Produktionsinformationen digital bereitzustellen.

GS: Im Hinblick auf eine Serie wie Soko ist es auch so, dass die Datenbank der Schauspieler inklusive Nebenrollen - aber auch die der Motive - sich großartig mit Yamdu verwalten lassen. Das Zuordnen von bestehenden Informationen und das Einbinden von neuen Elementen, das ist wirklich eine tolle Sache.

FG: Es ist auch eine gute Usability-Erfahrung, dass zum Beispiel ein Schauspieler oder eine Schauspielerin, der bzw. die besetzt wird, automatisch als Info an das Kostüm-Department und andere Departments, für die es relevant ist, wie Maske usw., herausgeht. Die bekommen Informationen über die Besetzung durch das System in Echtzeit und können sofort ihre Rückschlüsse daraus ziehen. Es braucht keine Mails mit separaten Informationen, es ist bereits alles da. Ein Automatismus, der die Arbeit erleichtert.

Gebhardt Productions / Stefanie Leo
Gebhardt Productions / Stefanie Leo

Eine Software ist ja niemals wirklich fertig. Wo ist eures Erachtens noch Luft nach oben?

FG: Offen gestanden ist Datengeschwindigkeit ein Punkt. Hier hat sich schon viel verbessert. Aber beim Thema Geschwindigkeit ist immer Luft nach oben. Und wir sind froh zu sehen, dass hier erhebliche Maßnahmen ergriffen wurden und werden, Yamdu schneller zu machen.

Ganz speziell bei einer Produktion wie Soko, bei welcher wir in den Bergen und auf dem Land drehen, wo man nicht immer LTE-Empfang hat und nicht immer auf alles warten kann. Es geht – aber es wäre gut, wenn es noch schneller ginge. In dem Zusammenhang würden wir uns freuen, wenn Yamdu zudem einmal um ein Offline-System ergänzt wird. Das wäre sicher nochmal ein ganz neuer Schub und ein großartiges Add-On. Das fänden nahezu all unsere Departments spannend.

GS: Es ist auch beeindruckend zu sehen, was innerhalb der letzten drei Jahre alles an Yamdu weiterentwickelt wurde. Also von dem Dispo-Feature über die Importmöglichkeiten von Fuzzlecheck bis zu Yamdu’s eigenem Drehplan-Tool. Das ist schon erstaunlich. Ich hatte da ja auch Dinge vor Jahren selbst versucht in Yamdu zu erstellen und bin gescheitert. Heute funktioniert das sehr viel besser. Weiter so.

FG: Was ich aber auch nochmal positiv hervorheben möchte ist, dass ihr es geschafft habt, einen vorbildhaften Support aufzubauen. Wo hat man das schon? Man gibt eine Frage in die kleine Sprechblase im Programm ein und bekommt sehr schnell konkrete Antworten zurück. Das ist wirklich toll gelöst und hilft auch beim Onboarding des Teams.

Gebhardt Productions / Stefanie Leo
Gebhardt Productions / Stefanie Leo

Wenn wir von Onboarding sprechen, was würdet ihr anderen Firmen und Teams mit auf den Weg geben? Wie geht man da ran?

FG: Vorbereitungszeit. Viele sind zu rasch in ihren gewohnten Abläufen - das geht uns selbst auch so. Es ist ungünstig, wenn jemand auf seinem oder ihrem herkömmlichen Weg schon angefangen hat, Daten zu sammeln und dann zu viel doppelt eingeben muss. Das ist schlecht. Lieber frühzeitig eine klare Ansage machen: Das ist Yamdu und das kann Yamdu, wir probieren das jetzt.

GS: Zudem hilft es, wenn man einen hat, der sich verantwortungsvoll und früh genug damit auseinandersetzt.

FG: Genau, der interne Troubleshooter, der auch die Teammitglieder für die wichtigsten Funktionen begeistert. Es ist halt nicht jedermanns Sache, sich sofort mit neuer Software bis ins Detail auseinanderzusetzen. Yamdu hat inzwischen starke und maßgeschneiderte Onboarding-Hilfen im System, aber es hilft, wenn das Team weiß, dass es im Stab die eine oder andere Person gibt, die man bei Fragen ansprechen kann.

GS: Und viele Produktionsabläufe kann man auch recht einfach für sich im Kleinen durchspielen. Das ist sicherlich sinnvoll im Vorfeld, um schon mal die wichtigsten „Do’s & Dont’s“ kund zu tun. Zudem hilft es, wenn man sich schon mal eine Basisdatenbank für die Firma und für sein Projekt anlegt oder anlegen lässt. Wir haben gespürt, dass da einfach die Freude größer ist beim Team, wenn man schon ein Stück weit Cast und Locations und Crew in einem Projekt vorfindet. Dann ist es nicht so leer, sondern gleich von Anfang an lebendig. Gerade die neuen Teammitglieder haben dann das positive Gefühl „Ich gebe jetzt auch etwas dazu“. So sieht man gemeinsam, wie das Projekt wächst.

Und euer Fazit nach drei Jahren – werdet ihr Yamdu weiterverwenden?

FG: Klar. Wir wissen, dass die größte Fehlerquelle bei jeder Produktion immer die Kommunikation ist. Und letztendlich glauben wir, dass Yamdu die Informations-und Kommunikationsqualität erheblich verbessert. Dafür setzen wir es aktuell ein und werden es auch immer breiter einsetzen.