Gebhardt Productions

Florian Gebhardt (FG): Gebhardt Productions es una productora austriaca independiente con sede en Mödling, cerca de Viena. Nos vemos como una productora boutique para diferentes tipos de proyectos. Esto incluye películas independientes de alta calidad, publicidad, servicios de producción y, por supuesto, SOKO Kitzbühel como una serie de larga duración.

FG: Hace tres años buscamos un software de gestión de producción que resuma todo sobre la producción en una buena descripción general y que también proporcione una buena interfaz para el equipo interno y los muchos trabajadores independientes con los que trabajamos. Lo que siempre notamos es que es un gran desafío administrar información que debe permanecer interna pero también compartir otra información más ampliamente: eso significa, por un lado, tener información seleccionada disponible para las personas en posiciones gerenciales y, por otro lado, proporcionar información básica a un grupo más grande de personas.

En ese entonces, trabajamos mucho con varios Dropboxes y todo tipo de listas y luego probamos diferentes soluciones con la esperanza de resumir todo de alguna manera, pero nada funcionó realmente. Para ficción, publicidad, no ficción, necesitábamos algo mejor para agilizar el proceso operativo. Luego nos encontramos con Yamdu y lo encontramos emocionante de inmediato.

FG: Mantener alta calidad a costos más bajos es un tema constante. ¿Se pueden evitar las fuentes de error? ¿Tengo una herramienta en la que puedo confiar y donde siempre puedo encontrar la última versión de alguna información? Un solo software nunca reemplazará los blocs de notas personales, pero al final, dicha herramienta puede resultar en un uso de datos de mayor calidad y ayudar a evitar la duplicación y el trabajo redundante.

Gregor Schmalix (GS): En términos concretos, SOKO Kitzbühel también trata de sincronizar las dos ubicaciones (Viena y Kitzbühel) dentro de Yamdu.

GS: Siempre es un gran tema. Siempre hay inhibiciones con cosas nuevas. Al principio, a menudo existe la sensación de que se requiere un esfuerzo adicional, lo que se pone en perspectiva más adelante. Al principio, debe quedar claro que este nuevo sistema podría implicar inicialmente algún aprendizaje adicional, pero que los beneficios se harán evidentes en el futuro.

FG: Absolutamente. Se necesita coraje para anular los caminos que han funcionado (si no funcionaran, no estarías donde estás) para optimizar aún más la forma en que haces las cosas. Están los primeros usuarios a los que puede incorporar rápidamente. Y luego hay un grupo que se ha visto afectado por muchos problemas de software en el pasado y que tienen experiencias negativas que les han llevado a no confiar en que la tecnología facilitará su trabajo. Debe convencerlos, y el software en sí debe convencer a todos en el uso diario.

FG: Yamdu ha mejorado notablemente nuestro flujo de trabajo porque ahora tenemos una única fuente de datos digitales en la que puede encontrar rápidamente información sobre todos sus proyectos en un solo lugar. Ya sea la lista actual del personal, los actores que han sido elegidos, los arreglos actuales y otra información, que por supuesto también se envía por correo electrónico desde el sistema. Cuando ocurren cambios, el equipo puede confiar en Yamdu para encontrar siempre el estado actual del proyecto y la información más reciente. Eso se entendió rápidamente.

Yamdu también tiene un efecto 'verde'. SOKO Kitzbühel fue la primera serie de televisión en Austria en recibir la etiqueta ecológica austriaca para Green Production. Todos los pasos de producción se han optimizado para la conservación de los recursos y la sostenibilidad. Yamdu ayuda a contener la avalancha de papel y proporciona toda la información de producción relevante de forma digital.

GS: Con una serie como SOKO, también significa que la base de datos de actores, incluidos los roles secundarios y también toda la información de locaciones, se puede administrar con Yamdu. Poder reutilizar la información existente e incorporar nuevos elementos es realmente una gran cosa.

FG: También es genial que, por ejemplo, cuando se selecciona un actor o una actriz, esa información se envía automáticamente a los departamentos relevantes, como vestuario o maquillaje. Obtienen información del sistema en tiempo real y pueden sacar sus conclusiones de inmediato. No hay necesidad de correos con información separada, todo ya está ahí. La información automatizada como esta facilita el trabajo.

FG: Francamente, la velocidad de los datos es un punto. Mucho ha mejorado aquí. Pero cuando se trata de velocidad, siempre hay espacio para mejorar. Y nos complace ver que se han tomado y se seguirán tomando medidas significativas en relación con esto para hacer que Yamdu sea más rápido.

Esto es especialmente importante con una producción como SOKO, donde filmamos en las montañas y en el campo, donde no siempre tienes una recepción de Internet perfecta y no siempre puedes esperar a que llegue todo. Funciona, pero sería bueno si pudiera hacerse aún más rápido. En este contexto, estaríamos felices si Yamdu también se complementara con un sistema fuera de línea. Eso sin duda sería un impulso completamente nuevo y un gran complemento. Casi todos nuestros departamentos encuentran esta idea emocionante.

GS: Es tan impresionante ver lo que se ha desarrollado en Yamdu durante los últimos tres años. Desde la función de programación de producción hasta las opciones de importación y la propia herramienta de programación de filmación de Yamdu. Es asombroso. Intenté crear cosas yo mismo en Yamdu hace años y fracasé. Funciona mucho mejor hoy. Seguid así.

FG: Lo que también me gustaría recalcar de nuevo positivamente es que has logrado construir un apoyo ejemplar. ¿Dónde más tienes eso? Ingresa una pregunta en la pequeña burbuja de diálogo en el programa y obtiene respuestas concretas muy rápidamente. Esta es realmente una gran solución y también ayuda con la incorporación del equipo.

FG: Tiempo de preparación. Es demasiado fácil para muchos miembros del equipo adaptarse a sus procesos habituales, y nosotros también somos culpables de eso. Es un inconveniente si alguien ya ha comenzado a recopilar datos en su forma tradicional y luego tiene que ingresar mucha información dos veces. Eso es malo. Es mejor hacer un anuncio claro temprano: esto es Yamdu y Yamdu puede administrar todo esto, lo usaremos desde el principio.

GS: También ayuda si tiene a alguien que pueda mostrar el software de manera responsable y lo defienda al principio del proceso.

FG: Exactamente, el solucionador de problemas interno que también entusiasma a los miembros del equipo sobre las funciones más importantes. No es una taza de té de todos tratar con el nuevo software hasta el último detalle. Yamdu ahora tiene ayudas de incorporación sólidas y personalizadas en el sistema, pero ayuda cuando el equipo sabe que hay una o dos personas en el personal a las que se puede contactar con preguntas.

GS: Y también puedes jugar a través de muchos procesos de producción con bastante facilidad a pequeña escala. Eso ciertamente tiene sentido de antemano para anunciar los 'hacer y no hacer' más importantes. También ayuda si crea una base de datos básica para la empresa y para su proyecto. En pocas palabras, hay mayor felicidad en el equipo cuando puede encontrar fácilmente el elenco, las ubicaciones y la información del equipo en un proyecto. Significa que un proyecto no está vacío, está vivo desde el principio. Los nuevos miembros del equipo, en particular, tienen la sensación positiva de que "ahora estoy agregando algo". Entonces todos pueden ver juntos cómo va creciendo el proyecto.

FG: Ciertamente. Sabemos que la mayor fuente de errores en cualquier producción es la falta de comunicación. Usamos Yamdu porque creemos que mejora significativamente la calidad de la información y la comunicación. Por eso lo usamos ahora y por eso lo seguiremos usando en el futuro.